Les réseaux sociaux au bureau

Les réseaux sociaux - Facebook, Youtube, Linkedin et autres - n'ont pas seulement envahi de très nombreux aspects de notre vie personnelle. Ils s'infiltrent aujourd'hui au bureau, où ils changent les règles et les comportements. Les entreprises doivent s'adapter, mais la plupart sont, inhabituellement, à la remorque des nouvelles tendances. Tandis que certaines, pour des motifs respectables, sont tentées de contrôler et restreindre l'usage des réseaux sociaux au travail, d'autres essayent d'apprivoiser la vague et initient des expériences courageuses, parfois très réussies. Mais le chemin reste long pour les entreprises qui souhaitent intégrer les réseaux sociaux dans leurs pratiques. Le terrain reste incertain et chaque entreprise, selon ses objectifs, ses activités et sa culture, devrait s'attacher à trouver sa propre voie.

Les réseaux sociaux se développent extrêmement rapidement, ne respectant aucune frontière traditionnelle.

Vous êtes néophite sur le terrain des réseaux sociaux? Regardez la présentation réalisée par Marta Kagan sur slideshare, où les réseaux sociaux sont assimilés au sexe chez les adolescents: "Tous le monde veut le faire. Personne ne sait comment. Quand c'est fait, il ya de la surprise, mais on n'est pas plus avancé". Saviez-vous que le nombre des utilisateurs de Facebook est désormais supérieur à 400 millions? En Janvier 2010, le nombre de visiteurs uniques sur Facebook a dépassé celui des visiteurs uniques sur Yahoo (respectivement 133 et 132 millions) et devrait bientot dépasser celui des visiteurs uniques sur Google (140 millions). Chaque jour, 5 milliards de minutes sont passées sur Facebook. Il faudrait plus de 400 ans pour visionner la totalité des vidéos disponibles sur Youtube. Il y a plus de 13 millions d'articles sur wikipedia et 3 millions de tweets en moyenne chaque jour sur tweeter...

Le phénomène des réseaux sociaux est impressionnant. Il est en forte croissance: un rythme 3 fois supérieur à internet dans son ensemble. Il est aussi disparate:  échanges sociaux (Facebook,...), networking professionnel(Linkedin, Viadeo...), microblogging (twitter), partage de documents (scribd, slideshare, Ted talks,...), partage de bons plans et critiques (delicious), partage d'expertise(wikipedia).

Le phénomène des réseaux sociaux était condamné à s'étendre au monde professionnel, mettant sous pression ceux qui pourraient avoir la tentation de le contrôler: spécialistes des systèmes d'information, des Ressources Humaines, du Droit, du Marketing ou des Relations Publiques.

Certaines entreprises sont tentées de résister

Les réseaux sociaux sont loin d'être les bienvenus au bureau. Parmi les motifs de crainte, il y a leur impact sur la sécurité et sur la productivité. Les entreprises s'inquiètent des effets d'un buzz négatif, des risques d'espionnage ou d'invasion de la sphère privée. Elles insistent également sur les effets en termes de contribution: si les salariés consacrent du temps, pendant les heures de travail, à regarder des vidéos sur Youtube ou à surfer sur Facebook, alors ils ne sont pas en train de faire le travail pour lequel ils sont payés.

Face à l'utilisation croissante des réseaux sociaux sur le lieu de travail, certaines entreprises organisent la résistance: selon une étude menée par Robert Half Technology à Singapour, 38% des 1400 Responsables informatiques interrogés auraient mis en place des formes de restriction à l'usage des réseaux sociaux; deux fois plus que ceux qui, à l'inverse, indiquent avoir assoupli les règles quant à l'utilisation de réseaux sociaux tels que Facebook ou Twitter. Enfin, 55% des personnes interrogées indiquent qu'elles considérent essentiel d'interdire l'usage des réseaux sociaux au travail.

D'autres entreprises, à l'instar d'IBM, ont préféré mettre en place des règles d'utilisation des réseaux sociaux, lesquelles sont appliquables par les salariés non seulement lorsqu'ils sont au travail mais aussi chaque fois qu'ils participent à des échanges en ligne pour lesquels ils se sont identifiés comme des IBMers.

Mais la tentation d'utiliser les réseaux sociaux se révèle irrésistible.

Pendant ce temps, de plus en plus d'entreprises utilisent les réseaux sociaux comme des moyens de recrutement ou de sourcing. Elles utilisent les mêmes réseaux pour développer leur marque ou pour attirer des clients vers leur site internet. Elles y trouvent de nouvelles manières d'entretenir des interrelations avec leurs clients ou futurs clients afin d'améliorer leur niveau de satisfaction et leur rétention. Elles conçoivent des plateformes de réseaux internes afin d'engager leurs salariés, créer des communautés, renforcer la motivation et développer les partages de savoir. Pour ces entreprises, les risques associés aux réseaux sociaux sont moindres que celui de passer à coté des opportunités offertes: risque de négliger des solutions pour réduire les coûts ou développer les affaires; risque de ne pas savoir maîtriser son image sur internet et de se priver de tous moyens de réagir lorsque la marque est attaquée; risque de ne pas attirer les meilleurs talents parmi cette génération Y, dont un nombre croissant de représentants font attention à l'environnement et à la maturité technologique de l'entreprise qu'on leur propose de rejoindre.

Le nombre des entreprises et recruteurs utilisant les réseaux sociaux dans leurs opérations de recrutement est en plein développement. Des sites comme linkedin l'ont parfaitement compris qui mettent désormais à disposition des intéressés des solutions sur mesure.

Sur un autre terrain, des sociétés telles qu'IBM ont trouvé avec les réseaux sociaux le moyen de maintenir le contact avec leurs anciens salariés. IBM a ainsi créé un hub sur linkedin, The Greater IBM, qui s'avère être une importante plateforme d'échanges d'affaires et de communication. La multinationale a aussi amélioré le niveau de productivité et de collaboration de ses salariés grâce à son "Innovation Jam", un site interactif qui permet l'échange en ligne d'idées pour résoudre des problèmes impliquant l'ensemble de l'organisation. Elle fait désormais de nombreuses formation en utilisant des  wikis, ce qui permet aux experts d'un sujet particulier de partager l'information et de capitaliser sur les expériences et les savoirs.

EMB, une filiale de la Banque OCBC a créé un compte officiel sur Facebook. La plateforme est perçue par les salariés comme un moyen d'échanger entre collègues et de mieux se connaître.

Comment bien gérer l'utilisation des réseaux sociaux?

La route vers l'excellence dans ce domaine est non seulement périlleuse mais aussi longue et difficile. L'utilisation optimisée des réseaux sociaux requiert de l'entreprise qu'elle fasse l'apprentissage de nouvelles formes de management et de manière de conduire les affaires. De même qu'il aura fallu plusieurs années au perchiste Serguei Bubka, pour maîtriser une nouvelle perche, de même les entreprises doivent elles investir pour le futur et passer par chaque étape de la courbe d'apprentissage. La probabilité est assez faible qu'il existe une solution qui s'adapte à toutes les situations. Dans ce contexte, il revient aux entreprises d'élaborer les pratiques qui s'harmonisent le mieux avec leurs objectifs, leurs activités et leur culture. Elles feraient bien, dans cette démarche, d'associer aussi largement que possible tous les acteurs clés: spécialistes de l'informatique, des Ressources Humaines, du Droit, du Marketing et des Relations Publiques mais aussi l'ensemble des personnes en contact direct avec le public.